Michaël HERAULT (Eurostyle Systems)
Retour d’expérience sur la mise en place de la facturation électronique – 01/04/2015
GALIA : Michaël HERAULT, pouvez-vous nous présenter votre entreprise et votre rôle au sein de la société EUROSTYLE SYSTEMS ?
Eurostyle Systems (équipementiers automobile de rang 1) est intégrée au Pôle Systèmes Plastiques du Groupe GMD.
Les sociétés Eurostyle Systems sont l’un des principaux leaders européens pour le développement et la production de composants plastiques pour l’industrie automobile et camion.
Pour ma part, je suis responsable des EDI et du e-business au sein des sociétés Eurostyle Systems.
GALIA : Vous avez mené un projet de facturation électronique avec PSA PEUGEOT CITROËN pour supprimer l’original papier. Quels sont les éléments qui vous ont convaincu de réaliser ce projet et sur quel périmètre ? Faites-vous aussi de la facturation électronique sortante avec d’autres clients ou est-ce en projet ?
Faisant suite à une demande de notre client PSA PEUGEOT CITROËN, nous avons mené une étude pour voir la faisabilité d’implémenter ce projet de dématérialisation fiscale. Seules les factures de pièces séries (environ 1000 factures par mois) sont concernées par la dématérialisation fiscale, les autres flux (proto, outillage…) ne faisant pas l’objet d’envoi de facture en EDI.
Nous nous sommes vite aperçus que cela nous permettrait de faire des gains en supprimant facture papier, impression, traitement humain, envoi par courrier et archivage de la facture papier.
Ce projet est sur un mode « gagnant-gagnant » avec nos clients.
Après validation de notre message INVOIC par le service d’homologation de PSA PEUGEOT CITROËN, ce qui n’a été qu’une formalité puisque les INVOIC homologués pour l’EDI simple contiennent déjà toutes les informations obligatoires pour la dématérialisation fiscale, nous avons établi les « conventions d’échange des factures électroniques » entre chacune de nos sociétés européennes et les sociétés PSA France, Espagne, Slovaquie…
Par la suite, nous sommes également passés en facture EDI simple avec nos clients RENAULT (France, Espagne, REVOZ, SOVAB…) selon le même processus qu’avec PSA Peugeot Citroën.
GALIA : La réglementation offre plusieurs moyens pour échanger des factures électroniques (voir dossiers GALIA de décembre 2013 et juillet 2014). Pourquoi avez-vous fait le choix d’émettre vos factures électroniques en EDI simple avec contrôles documentés permettant d’établir une piste d’audit fiable ? Quels types de contrôles avez-vous mis en place pour assurer cette piste d’audit ?
Nous avons opté pour l’EDI simple avec piste d’audit car cela représentait la solution la plus simple et la plus rapide à mettre en œuvre.
A chaque envoi d’une facture EDI, nous sauvegardons le message INVOIC transmis sur un serveur dédié sécurisé, nous le nommons sous le format « Facture n°facture (IDOC SAP n°IDOC) du date.txt » (exemple : « Facture 20028937 (IDOC SAP 0000000011594010) du 20150102 »).
Nous avons établi une piste d’audit fiable (cf BOFIP « BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20131018 ») qui est un document permettant la reconstitution d’un flux complet, de la commande à la facture. Pour notre part, la piste d’audit fiable nous permet de retrouver, à partir de notre ERP, le flux de documents complet lié à la facture.
En cas de besoin, il nous est très facile de rééditer l’édition papier de la facture à tout moment aux conditions d’origine, celle-ci étant conservée, sans modification possible, dans notre ERP.
GALIA : En combien de temps avez-vous réalisé ce projet de facturation électronique avec PSA PEUGEOT CITROËN ? Quelles ont été les étapes clés ? Après plusieurs mois d’expérience en facturation électronique sortante, quels bénéfices en retirez-vous ?
Il nous a fallu environ 3 semaines pour mettre en place ce projet, comprenant la mise en place d’un serveur dédié, les développements pour l’archivage des messages EDI, l’élaboration du document de la piste d’audit fiable (cf BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20131018), les signatures des conventions, les tests et la mise en production. Ce qui nous a permis d’avoir un retour sur investissement très rapide.
La facturation en EDI simple avec PSA PEUGEOT CITROËN est en production depuis septembre 2014, cela a permis la simplification de la gestion des factures en supprimant les étapes n’ayant aucune valeur ajoutée (édition, tri, courrier, archivage de la facture papier…).
GALIA : Avez-vous un projet de facturation électronique entrante avec vos fournisseurs ?
Cela risque d’être plus compliqué avec nos fournisseurs puisqu’ils ne travaillent pas tous en EDI, ce qui implique d’abord une mise en place d’un système WEB EDI.
Ce sujet devra être étudié afin de voir les éventuels gains de productivité pouvant en découler.
Source de l’article: http://www.galia.com
GALIA : Groupement pour l’Amélioration des Liaisons dans l’Industrie Automobile
